เพิ่มประสิทธิภาพการประชุม…ต้อง I statement

(ดร. นพ. ยุทธนา ภาระนันท์ 18 February 2014)

สิ่งที่ยากที่สุดของนักพูดคือ การหยุดพูด (Adapted from Mark Twain.)

คนไข้: คุณหมอครับ ผมมาขอปรึกษาเรื่องความอ้วนนะครับ
หมอ: คุณใช้แชมพูอะไรสระผม
คนไข้: เกี่ยวอะไรนี่ เอ่อ! ผมใช้แชมพูซันซิ้วครับ
หมอ: คุณสมบัติมันคือ?
คนไข้: ซันซิ้วทำให้ “ผมมีน้ำหนักขึ้นภายใน 7 วัน”
หมอ: นั่นล่ะ สาเหตุ

ไปคลินิกนี้ โรคอ้วนอาจไม่หายนะครับ (ฮา) ในด้านจิตวิทยาการทำงาน โดยเฉพาะการนัดพบปะเพื่อประชุมงานต่างๆ หากพูดออกนอกประเด็น เน้นฮา อย่างเดียวคงไม่ได้ วิธีหนึ่งที่ผมใช้เพื่อแก้ปัญหานี้คือ I statement

I statement เป็นการขึ้นต้นประโยคด้วยคำว่า “ฉัน” แทนที่จะขึ้นต้นด้วยคำว่า “คุณ” เป็นการประยุกต์แนวคิด “พื้นที่ส่วนตัว” (Area of privacy) มาใช้ ซึ่งจะช่วยความรู้สึกถูกคุกคามของคู่สนทนา เพราะเป็นการพูดในพื้นที่ความคิดเห็นส่วนตัวของเรา โดยยังคงเปิดพื้นที่ให้แก่อีกฝ่ายไว้

I statement อาจแบ่งเป็น 3 ส่วนย่อว่า 3I ได้แก่ I like: ฉันชอบ…; I feel: ฉันรู้สึกว่า, ต้องการว่า…; I think: ฉันคิดว่า, เสนอว่า…เช่น คุณสมชาติค่ะ…ดิฉันชอบไอเดียใหม่ๆเรื่องนี้นะคะ แต่ดิฉันไม่แน่ใจนักว่าเรามีเวลาพอสำหรับเรื่องนี้หรือไม่ ดิฉันคิดว่าขอคุณส่งประเด็นสำคัญมาให้ดิฉันอ่านทางอีเมล์ก่อนแล้วกันนะคะ เพื่อจะได้นำมาพิจารณาร่วมกันในครั้งหน้า เป็นต้น

เพื่อตอบโจทย์ “อยากเห็นบรรยากาศ การพูดคุยแบบไม่ใช้อารมณ์ จะทำอย่างไรดี” ผมจึงออกแบบทักษะ “ยืดหยุ่นประสาน” โดยเปิดวีดีโอคลิป Empathy เพื่อกระตุกคิดเรื่อง “ใจเขาใจเรา” และให้ดูภาพเชิงจิตวิทยาซึ่งสามารถเห็นเป็น “นก” และ “หน้าผู้หญิง” ได้ในภาพเดียวกัน

ทำให้เข้าใจถึงแม้แตกต่าง แต่ก็ไม่มีใครผิด เพียงแต่หากไม่เปิดใจรับฟังกัน ก็จะเข้าใจไม่ครบ ก็จะขาดประสิทธิภาพในการทำงาน การแก้ปัญหาได้ ผมใช้ทักษะนี้ในหลักสูตร “บริหารความขัดแย้งเชิงรุก” โดยผมบรรยายให้กับทั้งภาครัฐและเอกชน หลายหน่วยงานด้วยกัน

วันนี้ นอกเหนือจากการรู้จักใช้ I statementและการเข้าอกเข้าใจกัน ยังมีข้อเสนอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมอื่นๆอีก ลองสำรวจดูครับ

แบบสำรวจการประชุมที่มีประสิทธิภาพ (Effective meeting Check) (กรุณาศึกษาเพิ่มเติมที่ http://HowAreYou.co.th)
ช่วงที่ผ่านมา บรรยากาศการประชุมของท่านเป็นอย่างไรบ้าง? (กรุณา√หน้าข้อตามจริง)
1. ไม่สามารถให้ข้อสรุปในการตัดสินใจได้
2. ใช้เวลาแลกเปลี่ยนข้อมูล มากกว่าจะเปิดโอกาสให้ร่วมคิดร่วมตัดสินใจ
3. หมดเวลาไปกับปัญหามากกว่าจะมุ่งหาทางออก

แปลผลและข้อเสนอแนะ: ยิ่งท่านมีมากข้อ แสดงว่าท่านขาดประสิทธิภาพในการประชุม มาก เพื่อพัฒนาในเรื่องนี้ ผมมีหลักสูตรแนะนำ ได้แก่ สร้างรักและผูกพันต่อองค์กร (Employee Engagement), ถอดรหัส 7 Habits ไขสู่ทีมขีดสมรรถนะสูง, ปลุกยักษ์ให้ตื่น…ด้วยพลังคิดบวก (Positive thinking) และท่านสามารถดูตัวอย่าง Workshop ที่ https://www.youtube.com/user/yparanan/videos, สนใจกรุณาติดต่อผมผ่าน e-mail ที่ Yparanan@Gmail.com หรือฝากข้อความผ่าน facebook ที่ www.facebook.com/yparanan

————
ข้อมูลอ้างอิง

Mark Twain. Retrieved 18 February 2014 from http://www.brainyquote.com/quotes/keywords/effective.html#LBdFKsGLTyDDMtDv.99
Day by Day. (2555). ฮา ฮิฮิ. กรุงเทพฯ: แอปเปิ้ล กรีน